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POLÍTICA – PROTECCIÓN DE DATOS
1. INTRODUCCIÓN
Somos una organización colombiana, comprometida con el progreso del país, dedicada a satisfacer las necesidades de los sectores del transporte y construcción en el ámbito nacional; somos representantes y distribuidores de importantes marcas en las líneas de vehículos de transporte de pasajeros, carga pesada, maquinaria de construcción y motores, así como la prestación del servicio de postventa.
2.OBJETIVO
COMERCIAL INTERNACIONAL DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS S.A.S. (en adelante “NAVITRANS S.A.S”) con la finalidad de dar cumplimiento estricto a la normatividad vigente de protección de datos personales, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 del 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen presenta la siguiente POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante “Política de protección de datos”) con el propósito de proteger la información personal brindada por los Titulares que tengan relación con NAVITRANS S.A.S. como lo son proveedores, clientes, empleados y cualquier otra persona natural de la cual NAVITRANS S.A.S., obtenga, recolecte, procese o trate datos personales, sea que dicho tratamiento sea realizado por NAVITRANS S.A.S. o por terceras personas que lo hagan por encargo de ésta.
La Política de tratamiento de datos tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de NAVITRANS S.A.S., y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo recolecta y da tratamiento a datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos personales. Así mismo, detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los datos personales de los Titulares, las finalidades de tratamiento de la información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer actualizar, rectificar y suprimir la información y los respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.
3. DEFINICIONES:
- API: es un intermediario que permite que tus herramientas extraigan, se comuniquen y trabajen con la información disponible que ha sido creada por otros desarrolladores.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas o no mediante procedimientos automatizados, y aplicadas a datos personales, como la recolección, registro, organización, conservación, elaboración o modificaciones, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma que facilite el acceso a los mismos, cotejo o interconexión, así como su bloqueo, supresión, modificación o destrucción.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Políticas de tratamiento de datos personales: conjunto de directrices que tienen como propósito informar y definir tanto las reglas de tratamiento de datos personales en una organización como las pautas para que el titular ejerza sus derechos.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales, que sean objeto de tratamiento.
- Titular del dato: Persona natural propietaria de la información suministrada, la cual es objeto del tratamiento.
- Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual.
- Habeas data: Derecho a conocer, actualizar y rectificar la información del titular que se haya recogido en bases de datos o tratamientos de los datos.
4. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:
- Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.
4. DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DEL TITULAR
4.1. DERECHOS:
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y corregir sus datos personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
- Ser informado por NAVITRANS S.A.S., del uso que se le han dado a los Datos Personales, previa solicitud del Titular.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de NAVITRANS S.A.S., de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
- Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales con respecto a las finalidades mencionada en este documento.
- Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en las bases de datos de NAVITRANS S.A.S., Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando: La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
- Tener acceso a sus Datos Personales que NAVITRANS S.A.S., haya recolectado y tratado.
4.2. RESPONSABILIDADES:
En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, NAVITRANS S.A.S., se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
- Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Identificar los titulares que se encuentren en procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
- Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
- Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento.
5. FORMA DE RECOPILAR LOS DATOS
5.1. FORMA DE RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS/CLIENTES:
- Mediante el intercambio de correos electrónicos.
- A través del acceso a páginas Web de NAVITRANS S.A.S.
- A través de llamadas telefónicas.
- Mediante eventos realizados por NAVTRANS S.A.S
- Mediante las transmisión o transferencia por parte de aliados estratégicos.
- Mediante el ingreso de información en el CRM de NAVITRANS S.A.S.
- Mediante el ingreso de información en la aplicación que se utiliza para todo el proceso logístico Ultima milla Navitrans.
La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios de NAVITRANS S.A.S., se realizará de las siguientes formas:
5.2. FORMA DE RECOLECCIÓN DE DATOS DE LOS TRABAJADORES Y CANDIDATOS:
La recolección de datos personales de empleados se realizará de las siguientes formas:
- A través de las hojas de vida académicas de los candidatos.
- A través del contrato de trabajo o de prestación de servicios.
- A través de las hojas de vida académicas de los empleados.
- A través del formato de ingreso a NAVITRANS S.A.S. o formato de solicitud de empleo.
- Mediante el uso de listas de entrada de los empleados a las instalaciones de la empresa.
- En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
- Mediante envío de información de empresas que tenga la calidad de cazatalentos y los titulares hayan suministrado los datos.
- Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARLs.
5.3. FORMA DE RECOLECCIÓN DE DATOS DE LOS PROVEEDORES
La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las siguientes formas:
- A través de ofertas de servicios.
- A través del intercambio de correos electrónicos.
- A través del contrato de cooperación.
- A través del contrato de prestación de servicios.
- A través portafolios de servicios.
- A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
6.1. FINALIDAD DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS/CLIENTES:
El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de NAVITRANS S.A.S, con la siguiente finalidad:
- Comunicar campañas comerciales y de postventa e invitar a eventos.
- Informar sobre actividades de formación y actualización para el cumplimiento de los estándares propuestos NAVITRANS S.A.S.
- Comunicar noticias de NAVITRANS S.A.S.
- Realizar actualización de datos a través de correo electrónico, contacto telefónico, formatos físicos.
- Proveer e informar sobre nuevos productos y/o servicios que estén relacionados con los servicios contratado(s) o adquirido(s);
- Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados.
- Establecer, mantener o terminar la relación comercial.
- Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente y/o proveedor para efectos de la prestación de servicios y/o notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
- Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, la corrupción y otras actividades ilegales.
- Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicos que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
- Responder a solicitudes de autoridades judiciales o administrativas competentes, procurando en todo caso divulgar sólo la información pertinente y necesaria para dar respuesta a la respectiva solicitud.
- Contactar al Titular de los datos personales por diferentes medios para realizar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos o comprados por la NAVITRANS S.A.S.
- Gestionar las consultas, quejas y reclamos presentadas por los Titulares de datos personales, respecto de los servicios y productos ofrecidos por la NAVITRANS S.A.S.
- Asegurar la seguridad física de los insumos, vehículos, herramientas, y de los empleados, clientes, proveedores, contratistas o cualquier otra persona que ingrese a las instalaciones de la NAVITRANS S.A.S. por medio de cámaras de videovigilancia.
- Realizar el proceso de selección y vinculación con la compañía, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
- Ejecutar convenios y alianzas, y gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor, contratista o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
6.2. FINALIDAD DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE LOS TRABAJADORES Y CANDIDATOS:
6.2.1. CANDIDATOS:
Antes de iniciar la relación laboral, NAVITRANS S.A.S. informará a los candidatos en los procesos de selección las finalidades del tratamiento que se les dará a los datos personales que suministren en dicho proceso, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento, que se limitará a:
- Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
- Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
- Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
- Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.
- Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa.
6.2.2. EMPLEADOS:
La recolección y tratamiento de los datos personales de los empleados se hará con el fin de desarrollar las actividades pactadas entre NAVITRANS S.A.S y sus trabajadores, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:
- Realizar mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el Titular del dato y NAVITRANS S.A.S.
- Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
- Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
- Contacto de un acudiente en caso de emergencia.
- Asegurar a los empleados al sistema de Seguridad Social.
- Realizar la gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y, en general, asuntos relacionados con nómina.
- Realizar la gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales, pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas.
- Solicitar información sobre cuentas de crédito, depósito, cumplimiento de obligaciones financieras y gestión de fondos pensionales para el acatamiento de las obligaciones a que haya lugar y el normal desarrollo de la relación laboral.
- Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros.
- Seguridad y control de acceso a los edificios.
- Informar a los clientes sobre el equipo de trabajo.
- Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control.
- Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
- Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad laboral.
- Análisis y evaluación de la formación académica del empleado.
- Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de NAVITRANS S.A.S., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.
6.3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE LOS PROVEEDORES
La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que NAVITRANS S.A.S. requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual forma tendrá las siguientes finalidades:
- Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
- Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
- Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
- Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
- Mantener un registro de la información de proveedores.
- Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
- Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos.
- Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones de NAVITRANS S.A.S.
- Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y prevenir el fraude.
- Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y NAVITRANS S.A.S.
- Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de NAVITRANS S.A.S. de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
- Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.
Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.
7. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:
Previo: La autorización la debe dar el Titular de información de manera previa a cualquier tipo de Tratamiento de datos personales.
Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.
Informado: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y las finalidades que pueden derivarse del Tratamiento de estos.
Obtención de datos recolectados antes de la Vigencia del Decreto 1377 de 2013.
Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares obtenidos antes de la vigencia del Decreto 1377 de 2013, se buscará obtener la autorización a través de mecanismos eficientes de comunicación. Se entiende por mecanismos eficientes de comunicación aquellos que la Compañía usa en el curso ordinario de su interacción con los Titulares como correos electrónicos, llamadas telefónicas entre otros.
8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
NAVITRANS S.A.S. no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de esta y se presente alguna de las siguientes excepciones:
- Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
- Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
- Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
- Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias. En todo caso, NAVITRANS S.A.S., observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. NAVITRANS S.A.S., no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información no podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.
9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES
NAVITRANS S.A.S., procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con capacidad jurídica quieran usar el servicio deberán contar la autorización expresa por parte de su representante legal.
De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad, NAVITRANS S.A.S., garantizará, como responsable del tratamiento, que dichos datos personales serán tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales vigentes.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y requisitos.
- Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
- Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y autonomía debidas para entender el asunto.
En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de estos y no se le podrá prestar el servicio al menor.
10. TRANSMISIÓN Y/O TRANSFERENCIA
NAVITRANS S.A.S podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, para el ejercicio de cualquiera de las finalidades antes descritas. En todo caso, NAVITRANS S.A.S., adoptará las medidas legales y tecnológicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. Para la Transferencia de datos Personales de los Titulares, NAVITRANS S.A.S., tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con NAVITRANS S.A.S., o los fines autorizados por el Titular de manera expresa, y solamente mientras esta autorización esté vigente. No podrá ser usada o destinada para propósitos o fines diferentes. También se celebrarán acuerdos de confidencialidad y se establecerán obligaciones Responsable-Encargado cuando el tipo de entrega lo amerite.
11. PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
Los procedimientos establecidos por NAVITRANS S.A.S., para garantizar los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos:
- Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable del tratamiento.
- Por sus Causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
11.1. CONSULTAS:
El Titular podrá presentar consultas a NAVITRANS S.A.S., para efectos de:
- Conocer el uso dado a sus Datos Personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía.
- Acceder a sus datos Personales que se encuentren en los sistemas de NAVITRANS S.A.S.
Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. Las consultas presentadas serán resueltas por NAVITRANS S.A.S., dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir del recibo de la consulta. Si la consulta está incompleta, NAVITRANS S.A.S., requerirá al Titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación. Si pasaran dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por la Compañía sin que sea atendido por el Titular, se entenderá que este ha desistido de su consulta. El tiempo de respuesta de las consultas podrá ser incrementado en cinco (5) días hábiles, cuando la misma no pudiere ser atendida en el término inicial, hecho que informará NAVITRANS S.A.S., al Titular.
11.2. QUEJAS Y RECLAMOS:
El Titular podrá presentar reclamos a la Compañía para efectos de:
- Informar un indebido tratamiento efectuado a sus datos personales.
- Corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus datos personales.
- Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
NAVITRANS S.A.S., dará respuesta a los reclamos dentro de los (10) días hábiles siguientes al recibo de este. Si el reclamo está incompleto, NAVITRANS S.A.S., requerirá al Titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por NAVITRANS S.A.S., sin que haya sido atendido por el Titular, se entenderá que este ha desistido de su reclamo. El tiempo de respuesta de los reclamos podrá ser incrementado en ocho (8) días hábiles, cuando el mismo no pudiere ser atendido en el término inicial, hecho que informará NAVITRANS S.A.S., al Titular. En el evento en que NAVITRANS S.A.S., no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado de este a quien sea competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, e informará este hecho al Titular. Resulta necesario advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga vigente un deber legal o contractual con NAVITRANS S.A.S.
12. CANALES DE ACCESO Y MECANISMOS DISPUESTOS POR NAVITRANS
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, NAVITRANS S.A.S. habilitará canales de acceso para los Titulares.
Todas las comunicaciones, consultas, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones deberán ser dirigidas al Oficial de Protección de bases de datos personales o al ÁREA SERVICIO AL CLIENTE de NAVITRANS S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios:
Atención electrónica: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento a través del centro de ayuda disponible en la plataforma virtual.
Atención escrita o presencial: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento formal.
A través de los medios señalados, el Titular podrá eliminar todos los Datos Personales que tiene NAVITRANS S.A.S., cuando quiera a través de sus distintas plataformas.
13. INFORMACIÓN DEL TITULAR:
Nombre del responsable: COMERCIAL INTERNACIONAL DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS S.A.S., NIT: 890.903.024-1
Página Web: www.navitrans.com.co
Dirección: Calle 11 sur Numero 50-50 Medellín – Antioquia Colombia Celular/WhatsApp: (+57) 3218626069
Correo informativo: contactenos@navitrans.com.co
14. VIGENCIA
Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos por NAVITRANS S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en esta política o para que la empresa pueda cumplir con sus deberes legales.
Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento.
De ser necesario NAVITRANS S.A.S se reserva el derecho a modificar la presente Política de forma unilateral.
